Integritetspolicy

1. Inledning

Mind Index AB ("Mind Index", "vi", "oss" eller "vår") är ett svenskt aktiebolag med säte i Karlstad. Den här policyn syftar till att informera dig om hur vi på Mind Index AB behandlar dina personuppgifter, varför vi behandlar dem och vilka rättigheter du har enligt dataskyddsförordningen.

2. När behandlar vi dina personuppgifter och vem ansvarar för dem?

Mind Index behandlar dina personuppgifter när du anmäler dig till att delta i våra utbildningar, eller i övrigt söker kontakt med oss. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för enstaka marknadsföringsändamål.

Mind Index behandlar dina personuppgifter i agerande som underbiträde till det företag som använder Mind Index plattform och tjänster. Insamling av personuppgifter sker i samband med att du genomför en testning. Uppgifter som lämnas i samband med testning används för att Mind Index ska kunna fullgöra testuppdrag från kunder.

När Mind Index plattform används för personbedömning, rekrytering, talent management eller organisationsutveckling är den organisation/företaget som genomför testningen normalt personuppgiftsansvarig. Mind Index behandlar i dessa fall personuppgifter på uppdrag av kunden och agerar som personuppgiftsbiträde. Mind Index kunder är i sin tur skyldig att följa svensk lag och inte behålla personupgifter när den process de är avsedda för är färdig, om inte samtycke till det har gets från den person uppgifterna avser.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

I samband med att en kandidat genomför en testning registreras personens namn, e-postadress, test ID, kön och ålder. Ytterligare uppgifter som utbildning och yrkesroll samlas enbart in om du väljer att lämna några sådana uppgifter.

I övriga situationer registreras de uppgifter som du valt att lämna. Mind Index har som policy att inte samla in och registrera känsliga personuppgifter. Om sådana uppgifter ändå lämnas, och företaget som använder Mind Index plattform väljer att registrera dem, har Mind Index rätt att ta bort dem.

• Testdata: Dina svar på personlighetstesten, testresultat och analyser av dessa.
• Tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsartyp, operativsystem, ungefärlig geografisk plats baserad på IP-adress, enhetsinformation och interaktion med plattformen.
• Kommunikationsdata: Eventuell korrespondens med oss, inklusive supportförfrågningar och feedback på tester.

4. Syfte med personuppgiftsbehandlingen

När du anmäler dig till Mind Index utbildningar via hemsidan, per telefon eller brev kommer de personuppgifter som du lämnar registreras i vårt register och användas dels till att administrera kundförhållandet dels för att tillhandahålla beställda tjänster och produkter samt fakturera, hantera klagomål eller reklamationer.

Uppgifterna kan också komma att användas för marknadsföringsändamål samt för uppföljning och utveckling av Mind Index tjänsteutbud. När du skickar in intresseförfrågningar avseende utbildningar, eller vill bli kontaktad av oss använder vi dina personuppgifter för det ändamål för vilka du lämnat dem.

Från tid till annan kan vi även komma att behandla dina personuppgifter för marknadsföringsändamål ifall du anmält dig till Mind Index utbildningar. Du kan när som helst motsätta dig denna behandling genom att kontakta oss på kontakt@mindindex.se.

I samband med testningar behandlas personuppgifter för att Mind Index ska kunna tillhandahålla beställda tjänster samt för statistisk analys och framtagning av normgrupper. De personuppgifter som används för statistisk analys och framtagning av normgrupper är kön, ålder, yrkesroll vid stunden och utbildningsnivå. Dessa uppgifter anonymiseras innan dem används för att ta fram normer för testresultaten. Personuppgifter som samlas in i samband med testningar kommer inte att användas för marknadsföringsändamål.

5. Vem vi delar dina personuppgifter med

Vid beställningar och användning av Mind Index tjänster och produkter kan Mind Index dela personuppgifter med leverantörer som tillhandahåller teknisk drift, som krävs för att leverera plattformen. Det vill säga till person eller företag utanför Mind Index, i den utsträckning det krävs för att administrera deltagandet i en utbildning eller för att utföra beställningen och leverera tjänsten.

Endast behöriga medarbetare hos Mind Index samt beställaren av testningen har tillgång till personuppgifter som samlas in i testprocesser och resultathantering som rör en given testprocess.

Vad gäller marknadsföringsåtgärder samt uppföljning och utveckling av Mind Index tjänste- och produktutbud kan uppgifterna komma att lämnas ut till de personer eller företag som Mind Index samarbetar med. Vid behandling av personuppgifter i övriga situationer, lämnas personuppgifterna inte ut till utomstående för det fall det inte särskilt angetts i samband med att uppgifterna samlades in. Personuppgifter kan emellertid komma att lämnas ut för det fall det föreskrivs i lag eller förordning.

6. Lagringstider och anonymisering

Vi behåller dina personuppgifter så länge det behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande dvs. tillhandahålla tjänsten, produkten eller utbildningen, fakturera, hantera klagomål eller reklamationer m.m.

Efter avslutat uppdrag eller företag avslutar sin process, så sparas vissa uppgifter (kön, ålder, utbildningsnivå och yrkesroll vid tidpunkten) i syfte att användas för statistisk analys och framtagning av normgrupper. Personuppgifter som sparas i syfte att användas för statistisk analys och framtagning av normgrupper avidentifieras då så inte personerna bakom den statistiska datan inte längre kan identifieras. Övriga personuppgifter sparas så länge det behövs för att Mind Index ska kunna fullgöra sitt åtagande.

För att kunna informera om deltagande hos Mind Index behåller vi dina personuppgifter till dess du önskar att uppgifterna ska tas bort, dock längst i fem år efter att kundförhållandet upphört. Vissa uppgifter behöver vi dessutom ha kvar för att fullgöra de krav som är ställda på oss genom gällande Bokföringslag, vilket innebär att sådana uppgifter sparas i 7 år. Har du samtyckt till att dina personuppgifter ska få ligga kvar en längre tid behåller vi dina personuppgifter till dess du önskar att uppgifterna tas bort.

7. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• Begära tillgång till de personuppgifter om dig som behandlas av Mind Index
• Rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• Begära radering av dina personuppgifter
• Invända mot behandling
• Begränsning av behandling
• Dataportabilitet

Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller missvisande, eller önskar bli raderad, kan du vända dig till Mind Index och skriftligen begära ändring eller radering genom att kontaktuppgifterna som finnes under rubriken Kontaktuppgifter längre ned.

8. Användning av kakor (cookies)

Vi använder cookies för att optimera plattformens funktion, analysera användarbeteende samt förbättra plattformens prestanda och användarupplevelse.

Kakor vi sätter kommer från PostHog, som vi använder för analys av användning och förbättring av plattformens funktionalitet. Som standard lagrar PostHog information i både en cookie och localStorage, vilket innebär att PostHog kan identifiera dina användare över underdomäner. Cookiens namn är ph_[project_api_key]_posthog och den löper ut efter 365 dagar.

9. Kontaktuppgifter

Om du har frågor om denna policy eller vill utöva dina rättigheter, kontakta oss på: kontakt@mindindex.se

1. Introduction

Mind Index AB ("Mind Index", "we", "us" or "our") is a Swedish limited company based in Karlstad. This policy aims to inform you about how Mind Index AB processes your personal data, why we process it, and what rights you have under the General Data Protection Regulation.

2. When do we process your personal data and who is responsible?

Mind Index processes your personal data when you register to participate in our training programs, or otherwise seek contact with us. We may also process your personal data for occasional marketing purposes.

Mind Index processes your personal data acting as a sub-processor to the company that uses the Mind Index platform and services. Collection of personal data occurs when you complete a test. Data submitted in connection with testing is used so that Mind Index can fulfil test assignments from customers.

When the Mind Index platform is used for personality assessment, recruitment, talent management or organisational development, the organisation or company conducting the testing is normally the data controller. Mind Index processes personal data in these cases on behalf of the customer and acts as a data processor. Mind Index's customers are in turn obligated to comply with Swedish law and not retain personal data once the process it was intended for is complete, unless consent to do so has been obtained from the person the data concerns.

3. What personal data do we process?

When a candidate completes a test, the person's name, email address, test ID, gender and age are recorded. Additional details such as education and professional role are only collected if you choose to provide them.

In other situations, the data you have chosen to provide is recorded. Mind Index has a policy of not collecting or recording sensitive personal data. If such data is nevertheless provided, and the company using the Mind Index platform chooses to register it, Mind Index has the right to remove it.

• Test data: Your responses to personality tests, test results and analyses thereof.
• Technical data: IP address, browser type, operating system, approximate geographic location based on IP address, device information and interaction with the platform.
• Communication data: Any correspondence with us, including support requests and feedback on tests.

4. Purpose of personal data processing

When you register for Mind Index training programs via the website, by phone or by letter, the personal data you provide will be recorded in our register and used to administer the customer relationship, to provide ordered services and products, and to invoice, handle complaints or claims.

The data may also be used for marketing purposes and for follow-up and development of Mind Index's service offering. When you submit enquiries regarding training programs, or wish to be contacted by us, we use your personal data for the purpose for which you provided it.

From time to time, we may also process your personal data for marketing purposes if you have registered for Mind Index training programs. You may object to this processing at any time by contacting us at kontakt@mindindex.se.

In connection with testing, personal data is processed so that Mind Index can provide ordered services and for statistical analysis and the development of norm groups. The personal data used for statistical analysis and the development of norm groups is gender, age, professional role at the time and level of education. This data is anonymised before being used to develop norms for test results. Personal data collected in connection with testing will not be used for marketing purposes.

5. Who we share your personal data with

When ordering or using Mind Index services and products, Mind Index may share personal data with suppliers providing technical operations required to deliver the platform. That is, with individuals or companies outside Mind Index, to the extent required to administer participation in a training program or to fulfil the order and deliver the service.

Only authorised employees of Mind Index and the client who ordered the testing have access to personal data collected in testing processes and result handling related to a given test process.

Regarding marketing activities and the follow-up and development of Mind Index's service and product offering, data may be disclosed to the individuals or companies that Mind Index collaborates with. In other situations, personal data is not disclosed to third parties unless specifically stated at the time of collection. Personal data may however be disclosed if required by law or regulation.

6. Storage periods and anonymisation

We retain your personal data for as long as necessary to fulfil our obligations, i.e. to provide the service, product or training, to invoice, handle complaints or claims, etc.

After an assignment is completed or a company concludes its process, certain data (gender, age, level of education and professional role at the time) is retained for use in statistical analysis and the development of norm groups. Personal data retained for this purpose is anonymised so that the individuals behind the statistical data can no longer be identified. Other personal data is retained for as long as necessary for Mind Index to fulfil its obligations.

In order to keep you informed about participation with Mind Index, we retain your personal data until you request its removal, but for no longer than five years after the customer relationship has ended. Certain data must also be retained to comply with the requirements imposed on us by the applicable Swedish Accounting Act, meaning such data is stored for 7 years. If you have consented to your personal data being retained for a longer period, we will keep it until you request its removal.

7. Your rights

Under the GDPR, you have the right to:

• Request access to the personal data about you that is processed by Mind Index
• Correct inaccurate or incomplete data
• Request erasure of your personal data
• Object to processing
• Restriction of processing
• Data portability

If you believe that data about you is incorrect or misleading, or wish to be removed, you may contact Mind Index and submit a written request for correction or erasure using the contact details found under the Contact Information section below.

8. Use of cookies

We use cookies to optimise the platform's functionality, analyse user behaviour and improve the platform's performance and user experience.

The cookies we set come from PostHog, which we use for usage analytics and improving the platform's functionality. By default, PostHog stores this information in both a cookie and localStorage, meaning PostHog can identify your users across subdomains. The cookie name is ph_[project_api_key]_posthog and it expires after 365 days.

9. Contact information

If you have questions about this policy or wish to exercise your rights, please contact us at: kontakt@mindindex.se